Správce osobních údajů
UnderTone s.r.o., IČ: 22631917
Sídlo: Divadelní 603/3, Brno 602 00
E-mail: sekretariat@undertone.cz
Telefon: 731 785 287
Web: www.undertone.cz
(dále jen „Správce“)
Tento dokument popisuje, jak UnderTone s.r.o. zpracovává osobní údaje v souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží, komunikací se zákazníky, evidencí zakázek, platbami, dopravou a zasíláním newsletteru, a to v souladu s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy.
1) Jak osobní údaje získáváme
Osobní údaje získáváme zejména tehdy, když:
- nás kontaktujete prostřednictvím kontaktního/poptávkového formuláře na webu (Contact Form 7), e-mailem nebo telefonicky,
- objednáte si u nás služby nebo zboží a komunikujete s námi k realizaci zakázky,
- provedete platbu prostřednictvím platební brány,
- zvolíte dopravu (např. Zásilkovna nebo další kurýrní služby),
- přihlásíte se k odběru newsletteru,
- komunikujeme spolu a údaje evidujeme v interních systémech pro správu zákazníků a zakázek (CRM).
Cookies
Web www.undertone.cz používá cookies a podobné technologie. Podrobnosti o používaných cookies, účelech a možnostech nastavení souhlasů jsou uvedeny v samostatném dokumentu Zásady používání cookies, který je dostupný z cookie lišty a z patičky webu.
2) Jaké osobní údaje zpracováváme
V závislosti na situaci můžeme zpracovávat:
- identifikační a kontaktní údaje: jméno a příjmení, e-mail, telefon, adresa; případně název firmy, IČ/DIČ,
- objednávkové údaje: objednané služby/zboží, specifikace zakázky,
- fakturační údaje: fakturační adresa, IČ/DIČ, údaje na daňových dokladech,
- údaje pro doručení: doručovací adresa / výdejní místo a další údaje nezbytné pro dopravu,
- údaje o platbě: informace o provedení platby, variabilní symbol, stav platby (údaje o platební kartě neuchováváme),
- obsah komunikace: poptávky, zprávy, přílohy, navazující komunikace,
- evidence zakázky: interní poznámky k zakázce, stav zakázky a související údaje v rámci správy zákaznického vztahu.
3) Účely zpracování, právní základ a doba uchování
3.1 Vyřízení dotazu/poptávky a komunikace (Contact Form 7, e-mail, telefon)
- Účel: vyřízení dotazu/poptávky, komunikace, příprava nabídky a související jednání
- Právní základ: jednání o smlouvě (před uzavřením smlouvy) a/nebo oprávněný zájem Správce na vyřízení požadavku
- Doba uchování: nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy
3.2 Správa zákazníků a zakázek (CRM – Notion)
- Účel: evidence poptávek, zákazníků a zakázek, řízení obchodních vztahů a interní organizace práce
- Právní základ: plnění smlouvy a/nebo oprávněný zájem Správce na evidenci a řízení zakázek a komunikace
- Doba uchování: po dobu trvání obchodního vztahu a dále po dobu nezbytnou k ochraně práv Správce (typicky 3 roky); u neúspěšných poptávek nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace
3.3 Plnění smlouvy (realizace zakázky, dodání služby/zboží)
- Účel: realizace zakázky/objednávky, dodání, komunikace k plnění, řešení reklamací
- Právní základ: plnění smlouvy
- Doba uchování: po dobu plnění a dále po dobu nezbytnou k ochraně práv Správce (typicky 3 roky), pokud právní předpisy nevyžadují dobu delší
3.4 Účetnictví a daňové povinnosti (POHODA – Stormware)
- Účel: vystavení a evidence účetních a daňových dokladů, vedení účetnictví
- Právní základ: právní povinnost
- Doba uchování: dle právních předpisů (typicky 10 let)
3.5 Platby (Comgate)
- Účel: zajištění online platby a vypořádání transakce
- Právní základ: plnění smlouvy
- Doba uchování: po dobu nezbytnou pro zpracování platby a řešení reklamací; část údajů může být následně uchována v účetnictví dle zákona
3.6 Doprava a doručení (Zásilkovna a další dopravci)
- Účel: doručení zásilky a související komunikace
- Právní základ: plnění smlouvy
- Doba uchování: po dobu nezbytnou pro doručení a případné řešení reklamací/sporů
3.7 Newsletter (Ecomail)
- Účel: zasílání novinek a obchodních sdělení
- Právní základ: souhlas
- Doba uchování: do odvolání souhlasu / odhlášení (odkaz pro odhlášení je v každém e-mailu)
3.8 Odkazy a vložený obsah třetích stran (YouTube, sociální sítě)
- Účel: zpřístupnění obsahu a informací prostřednictvím odkazů nebo vložených prvků třetích stran (např. videa YouTube, odkazy na profily na sociálních sítích)
- Právní základ: oprávněný zájem Správce na prezentaci obsahu a informací; v rozsahu, v jakém vložený obsah používá cookies/trackování, se uplatní nastavení souhlasů dle dokumentu Zásady používání cookies
- Doba uchování: dle nastavení a podmínek příslušných služeb a dle vašich voleb v nastavení cookies
Na webu mohou být umístěny odkazy na naše profily na sociálních sítích (např. Instagram a Facebook). Po kliknutí na odkaz dochází k přesměrování na platformu třetí strany, která zpracovává údaje dle vlastních zásad ochrany osobních údajů.
Pokud na webu zobrazujeme vložený obsah (např. videa z YouTube nebo vložené příspěvky), může poskytovatel této služby zpracovávat technické údaje a používat cookies dle vlastních podmínek. Podrobnosti a nastavení souhlasů jsou uvedeny v dokumentu Zásady používání cookies.
4) Příjemci osobních údajů (zpracovatelé)
Osobní údaje nepředáváme jiným subjektům pro jejich vlastní marketingové účely. V nezbytném rozsahu je však zpřístupňujeme našim smluvním partnerům (zpracovatelům), aby mohly být poskytovány služby:
- WEDOS Internet, a.s. – webhosting a provoz webu
- Notion Labs, Inc. (Notion) – CRM/evidence poptávek, zákazníků a zakázek
- Stormware s.r.o. – účetní software POHODA (účetní agenda a doklady)
- ComGate Payments, a.s. – platební brána Comgate
- Zásilkovna s.r.o. – doručování zásilek
- další dopravci/kurýrní služby zvolené zákazníkem – doručování zásilek
- ECOMAIL.CZ, s.r.o. – rozesílání newsletteru
V případě využití vloženého obsahu nebo odkazů na služby třetích stran mohou být příjemci technických údajů (v rozsahu dle jejich podmínek) také:
- Google (YouTube) – vložený video obsah (pokud je na webu použit)
- Meta Platforms (Facebook/Instagram) – odkazy nebo vložený obsah ze sociálních sítí (pokud je na webu použit)
Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.
5) Předávání mimo EU/EHP
V rámci výše uvedených činností může dojít k tomu, že někteří poskytovatelé služeb budou zpracovávat údaje i mimo EU/EHP. V takových případech Správce využívá odpovídající právní záruky dle GDPR (např. standardní smluvní doložky a další opatření dle povahy služby).
6) Zabezpečení
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů a k omezení přístupu pouze oprávněným osobám.
7) Vaše práva
Máte právo na přístup k osobním údajům, opravu nebo doplnění, výmaz (pokud jsou splněny podmínky), omezení zpracování, přenositelnost, vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, kdykoli odvolat souhlas (u zpracování na souhlas) a podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů).
Pro uplatnění práv nás kontaktujte na sekretariat@undertone.cz nebo 731 785 287.
8) Informace pro kontaktní formulář (Contact Form 7)
Odesláním formuláře beru na vědomí, že UnderTone s.r.o. zpracuje mé osobní údaje za účelem vyřízení dotazu/poptávky. Podrobnosti jsou uvedeny v Zásadách ochrany osobních údajů.
9) Účinnost dokumentu
Tento dokument je účinný od: 1. 3. 2025